向公司註冊處遞交文件須知
重要事項本小冊子所載資料純屬介紹性質，請一併參閱香港法例第32章公司條例。該條例的印行本在網上「政府書店」(網址:http://bookstore.esdlife.com)有售。本文如有錯漏，公司註冊處或公司註冊處處長恕不負責。
謹請注意，由於《公司條例》現有的法例條文規定文件必須以紙張式遞交，因此，根據《公司條例》向公司註冊處處長遞交的文件不得以電子方式遞交。不過，本處接納客戶根據某些本處職權範圍內的條例，以電子方式遞交文件。如欲索取有關資料，可瀏覽本處的網頁或與香港金鐘道66號金鐘道政府合署14字樓詢問櫃檯聯絡。
向公司註冊處遞交的文件必須符合所定標準
遞交公司註冊處登記及保存的文件，均以微型縮影處理。公眾人士查閱公司資料，只可以取得紀錄有關資料的縮微膠片。因此，遞交公司註冊處的文件正本，必須字體清晰易辨，而且適合以微型縮影處理，可以轉製成清晰及質素良好的縮微膠片。
『公司(文件規定)規例』於一九九三年二月一日起實施。根據該規例，任何文件，假如在一般外觀、可閱程度、格式、尺寸及耐用程度等各方面，不適合轉製成縮微膠片，則公司註冊處處長保留拒絕登記這些文件的權利。
在製備遞交公司註冊的文件時，請參閱本小冊子及『遞交文件必須符合的各項規定2001年指引』。
一般規定
文件應為A-4紙度及直印
文件應選用白色紙張，只可單面付印或書寫
字母、中文字及數字必須清晰易辨，並以黑色墨水印出或書寫
文件內最小字母的高度不得低於1.8毫米
文件內的中文字的高度不得低於2.5毫米
每頁應在四周留有不少於5毫米闊的空位
如文件共有兩頁或以上，必須在左上角釘妥
一般來說，下列文件必須付印：
(a) 公司組織章程大綱及章程細則
(b) 經修改的公司組織章程大綱及/或章程細則
(c) 公司條例第117條所指的決議或協議，如是私人公司或擔保有限公司，則屬例外。
(d) 招股章程
除以下情況外，遞交股東名單，亦須遵照上述所定標準：-
如用電腦印製股東名單，可以使用未經切割的電腦紙
電腦紙可大於A-4紙度
可以使用『間行』紙
只需遞交名單正本，並須切邊、拆除釘裝、順序紮縛妥當，始可遞交。不過，如用電腦付印大批股東名單，則無需切邊及拆除釘裝，但應順序紮妥。
進一步資料
部份文件須以公司註冊處處長指明的格式，或公司條例所訂明的表格填交。關於公司註冊處處長指明表格的詳情，請參閱『怎樣購買指明表格』 小冊子或互聯網公司註冊處網頁。你亦可利用圖文傳真從本處的24小時電話諮詢熱線2234 9933索取有關資料。如有關表格欠奉，則可自行按指明或訂明格式擬備文件。至於其他文件，雖無指明或訂明格式，但必須按法定規則載述所需資料，方可遞交公司註冊處登記。
遞交文件方法
親自遞交 郵寄
需繳費 的文件 香港金鐘道66號金鐘道政府合署14字樓收款處 在支票上註明支付抬頭人『公司註冊處』，並將文件及支票寄交： 香港金鐘道66號金鐘道政府合署14字樓公司註冊處
不需繳費 的文件 香港金鐘道66號金鐘道政府合署14字樓收件處 寄交：
香港金鐘道66號金鐘道政府合署14字樓公司註冊處
收件時間
收件處
星期一至五 上午八時四十分至下午十二時四十分
下午一時四十分至下午五時十分
星期六 上午九時至中午十二時
收款處
正常服務
星期一至五 上午九時至下午十二時三十分
下午二時至下午四時
星期六 上午九時至上午十一時三十分
限量服務
星期一至五 下午四時至下午四時四十五分
如你欲以支票付款，但發覺櫃檯非常繁忙或你在收款處停止辦公後到達，則可將文件連同支票放入設於14字樓收款處的『文件投遞箱』。在限量服務的半小時，由於資源有限，並要公平處理所有客戶遞交的文件，因此你每次不得遞交超過三份文件。如你要遞交超過三份文件，你可再次輪候或利用『文件投遞箱』。你亦可利用『文件投遞箱』遞交不需繳費的文件。
遞交文件須注意事項
遞交文件前，請確保：-
1. 以黑色墨水填寫或印出表格或文件，這些表格或文件必須清晰易辨，請參閱『遞交文件必須符合的各項規定2001年指引』
2. 註明正確的公司註冊證書或海外公司登記證明書編號
3. 填寫正確的公司名稱
4. 使用適當的指明或訂明表格
5. 統一地以英文或中文填報各項所需資料 ; 如用中文填寫，請使用繁體字
6. 在每份文件中述明提交人的姓名、地址、檔號及電話號碼。除非你需要本處注意某個特定問題，否則毋須在遞交文件登記時另加附函
7. 按需要將文件簽妥或核證
8. 繳付所需費用
(請注意 : 公司向本處遞交文件時，必須一併繳付正確的費用。公司如在遞交文件時，未有繳付正確的費用，有關文件便會即時退回，恕不受理，儘管公司在再次遞交有關文件時，可能會因為遲交而須要繳付較高的存檔費)
9. 於法定的時限內提交文件
10. 確保公司條例所指定的陳述書或其他相關文件已一同附上
註： 有關進一步資料，請致電：
收件處 - 電話：2867 2604
收款處 - 電話：2867 2602
